Apa itu Data Flow Diagram (DFD)?

Data Flow Diagram Juga dikenal sebagai DFD, Diagram aliran data digunakan untuk merepresentasikan aliran data secara grafis dalam sistem informasi bisnis. DFD menggambarkan proses-proses yang terlibat dalam suatu sistem untuk mentransfer data dari input ke penyimpanan file dan pembuatan laporan.

Diagram aliran data dapat dibagi menjadi logika dan fisik. Diagram aliran data logis menggambarkan aliran data melalui sistem untuk menjalankan fungsionalitas tertentu dari suatu bisnis. Diagram aliran data fisik menggambarkan implementasi aliran data logis.

Mengapa DFD?

DFD secara grafis mewakili fungsi, atau proses, yang menangkap, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dan lingkungannya dan antar komponen sistem. Representasi visual menjadikannya alat komunikasi yang baik antara Pengguna dan perancang Sistem. Struktur DFD memungkinkan mulai dari gambaran yang luas dan mengembangkannya menjadi hirarki diagram yang rinci. DFD sering digunakan karena alasan berikut:

• Aliran informasi logis dari sistem
• Penentuan kebutuhan konstruksi sistem fisik
• Kesederhanaan notasi
• Penetapan persyaratan sistem manual dan otomatis

Simbol DFD

Ada empat simbol dasar yang digunakan untuk merepresentasikan diagram aliran data.

Proses

Suatu proses menerima masukan data dan menghasilkan keluaran dengan isi atau bentuk yang berbeda. Prosesnya bisa sesederhana mengumpulkan data input dan menyimpannya dalam database, atau bisa juga rumit seperti membuat laporan yang berisi penjualan bulanan semua toko ritel di wilayah barat laut.

Setiap proses memiliki nama yang mengidentifikasi fungsi yang dijalankannya.

Nama terdiri dari kata kerja, diikuti oleh kata benda tunggal.

Contoh:

• Terapkan Pembayaran
• Hitung Komisi
• Verifikasi Pesanan

Notasi

• Persegi panjang bulat mewakili sebuah proses
• Proses diberi ID untuk memudahkan referensi

Contoh Proses

Aliran data

Aliran data adalah jalur perpindahan data dari satu bagian sistem informasi ke bagian lain. Aliran data dapat mewakili satu elemen data seperti ID Pelanggan atau dapat mewakili sekumpulan elemen data (atau struktur data).

Contoh:

• Customer_info (Nama Belakang, Nama Depan, SS #, Tel #, dll.)
• Order_info (OrderId, Item #, OrderDate, CustomerID, dll.).

Contoh Aliran Data:

Notasi

• Garis lurus dengan panah masuk merupakan aliran data masukan
• Garis lurus dengan panah keluar adalah aliran data keluaran

Perhatikan bahwa:

Karena setiap proses mengubah data dari satu bentuk ke bentuk lainnya, setidaknya satu aliran data harus masuk dan satu aliran data harus keluar dari setiap simbol proses.

Aturan Aliran Data

Salah satu aturan untuk mengembangkan DFD adalah bahwa semua aliran harus dimulai dengan dan diakhiri pada langkah pemrosesan. Ini cukup logis, karena data tidak dapat diubah dengan sendirinya dengan proses. Dengan menggunakan aturan jempol, cukup mudah untuk mengidentifikasi aliran data ilegal dan memperbaikinya dalam DFD.

Entitas tidak dapat memberikan data ke entitas lain tanpa terjadi beberapa pemrosesan.

Data tidak dapat berpindah langsung dari entitas ke cerita data tanpa diproses.

Data tidak dapat berpindah langsung dari penyimpanan data tanpa diproses.

Data tidak dapat berpindah secara langsung dari satu penyimpanan data ke penyimpanan data lainnya tanpa diproses.

Kesalahan lain yang sering dilakukan di DFD

Kesalahan DFD kelas kedua muncul ketika keluaran dari satu langkah pemrosesan tidak sesuai dengan masukannya dan dapat diklasifikasikan sebagai:

• Lubang hitam - Langkah pemrosesan mungkin memiliki aliran masukan tetapi tidak ada aliran keluaran.
• Keajaiban - Langkah pemrosesan mungkin memiliki aliran keluaran tetapi tidak ada aliran masukan.
• Lubang abu-abu - Langkah pemrosesan mungkin memiliki keluaran yang lebih besar dari jumlah masukannya

Penyimpanan data

Penyimpanan data atau repositori data digunakan dalam diagram aliran data untuk mewakili situasi ketika sistem harus menyimpan data karena satu atau lebih proses perlu menggunakan data yang disimpan di lain waktu.

Notasi

• Data dapat ditulis ke dalam penyimpanan data, yang digambarkan dengan panah keluar
• Data dapat dibaca dari penyimpanan data, yang digambarkan dengan panah masuk.
• Contohnya adalah: persediaan, Piutang, Pesanan, dan Pembayaran Harian.

Perhatikan bahwa:

• Penyimpanan data harus terhubung ke proses dengan aliran data.
• Setiap penyimpanan data harus memiliki setidaknya satu aliran data masukan dan setidaknya satu aliran data keluaran (meskipun aliran data keluaran adalah pesan kontrol atau konfirmasi).

Entitas Eksternal

Entitas eksternal adalah orang, departemen, organisasi luar, atau sistem informasi lain yang menyediakan data ke sistem atau menerima keluaran dari sistem. Entitas eksternal adalah komponen di luar batas sistem informasi. Mereka mewakili bagaimana sistem informasi berinteraksi dengan dunia luar.

• Persegi panjang mewakili entitas eksternal
• Mereka menyediakan data atau menerima data
• Mereka tidak memproses data

Notasi

• Seorang pelanggan mengirimkan pesanan dan kemudian menerima tagihan dari sistem
• Vendor mengeluarkan faktur

Contoh Entitas Eksternal

Perhatikan bahwa:

• Entitas eksternal juga disebut terminator karena merupakan asal data atau tujuan akhir.
• Entitas eksternal harus terhubung ke proses melalui aliran data.

Teknik Dekomposisi Top-Down

Dekomposisi top-down, juga disebut leveling , adalah teknik yang digunakan untuk menunjukkan lebih detail dalam DFD level bawah. Leveling dilakukan dengan menggambar rangkaian diagram yang semakin detail hingga tingkat detail yang diinginkan tercapai. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar, DFD Leveling pertama-tama menampilkan sistem yang ditargetkan sebagai satu proses, dan kemudian menampilkan lebih detail hingga semua proses berfungsi sebagai primitif.

Menyeimbangkan DFD

Saat melakukan penguraian dari atas ke bawah ke DFD ke DFD tingkat yang lebih rendah, masukan dan keluaran harus disimpan di antara tingkat DFD. Misalnya, level n & n + 1 harus memiliki input dan output yang sama

Pedoman Pengembangan Diagram Alir Data

Diagram Konteks - Level 0

• Diagram konteks harus muat dalam satu halaman.
• Nama proses dalam diagram konteks harus menjadi nama sistem informasi.
  • Misalnya, Sistem Penilaian, Sistem Pemrosesan Pesanan, Sistem Registrasi.
• Diagram level konteks mendapatkan angka 0 (level nol).

Nama Unik untuk Level

• Gunakan nama unik dalam setiap set simbol.
  • Misalnya, hanya ada satu PELANGGAN entitas di semua tingkat diagram aliran data; atau di sini hanya dapat satu proses bernama HITUNG OVERTIME di antara semua tingkatan diagram aliran data.

Tidak Ada Garis Silang di DFD

• Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan membatasi jumlah proses dalam diagram aliran data.

Kompleksitas Benar untuk Pikiran Manusia - 7 + / - 2 Simbol

• Pada diagram aliran data tingkat yang lebih rendah dengan banyak proses, seseorang tidak boleh memiliki lebih dari sembilan simbol proses.
• Cara lain untuk menghindari persilangan garis adalah dengan menduplikasi entitas eksternal atau penyimpanan data. Gunakan notasi khusus seperti asterisk, untuk menunjukkan simbol duplikat.

Konvensi Penomoran

• Gunakan nomor referensi unik untuk setiap simbol proses.
• Nomor proses lainnya berada dalam hierarki:
  • (1, 2, 3, ...);
  • (1.1, 1.2, 1.3, ..., 2.1, 2.2, 2.3, ...);
  • (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ...).

Diagram Tingkat Konteks

Diagram konteks memberikan gambaran umum dan ini adalah level tertinggi dalam diagram aliran data, yang hanya berisi satu proses yang mewakili keseluruhan sistem. Ini harus dipecah menjadi proses utama yang memberikan detail yang lebih besar dan setiap proses utama selanjutnya dapat dipecah untuk memberikan lebih banyak detail.

• Semua entitas eksternal ditampilkan pada diagram konteks serta aliran data utama ke dan dari mereka.
• Diagram tidak berisi penyimpanan data apa pun.
• Proses tunggal dalam diagram tingkat konteks, yang mewakili seluruh sistem, dapat diledakkan untuk memasukkan proses utama sistem dalam diagram tingkat berikutnya, yang disebut diagram 0.

DFD tingkat 1

Proses-proses pada diagram 0 (dengan bilangan bulat) dapat diledakkan lebih lanjut untuk merepresentasikan detail dari aktivitas pemrosesan. Contoh di bawah ini menunjukkan level berikutnya ((Diagram 1) dari proses ledakan.

Perhatikan bahwa:

Meskipun DFD tingkat 1 berikut ini hanya memiliki tiga proses, ada cukup banyak masukan dan masukan dari proses ke entitas eksternal dan yang dapat berakhir menjadi beberapa garis silang di antara mereka dalam diagram; untuk menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan (master dan tampilan tambahan) beberapa tampilan dari entitas eksternal yang sama di DFD.

DFD level 2

Jika sebuah proses dengan banyak aliran data yang menghubungkan antara beberapa entitas eksternal, pertama-tama kita dapat mengekstrak proses tertentu dan entitas eksternal terkait ke dalam diagram terpisah yang mirip dengan diagram konteks, sebelum Anda menyempurnakan proses tersebut menjadi level DFD yang terpisah; dan dengan cara ini Anda dapat memastikan konsistensi di antara mereka lebih mudah.

Diagram Aliran Data Logis vs Fisik

Diagram aliran data dikategorikan sebagai logis atau fisik. Diagram aliran data logis berfokus pada bisnis dan bagaimana bisnis beroperasi. Ini tidak peduli dengan bagaimana sistem akan dibangun. Kita dapat mengabaikan spesifikasi implementasi seperti, konfigurasi komputer, teknologi penyimpanan data, komunikasi atau metode penyampaian pesan dengan berfokus pada fungsi yang dilakukan oleh sistem, seperti pengumpulan data, transformasi data ke informasi, dan pelaporan informasi.

Diagram aliran data fisik menunjukkan bagaimana sistem akan diimplementasikan, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, file, dan orang-orang dalam sistem. Ini dikembangkan sedemikian rupa sehingga proses yang dijelaskan dalam diagram aliran data logis diimplementasikan dengan benar untuk mencapai tujuan bisnis.

Manfaat Diagram Alir Data Logis

• Diagram logis digambar menyajikan informasi bisnis dan berpusat pada aktivitas bisnis, yang menjadikannya alat komunikasi yang ideal saat digunakan dalam berkomunikasi dengan pengguna proyek.
• DFD logis didasarkan pada peristiwa bisnis dan tidak bergantung pada teknologi tertentu atau pengaturan fisik, yang membuat sistem yang dihasilkan lebih stabil.
• DFD logis memungkinkan analis untuk memahami bisnis yang dipelajari dan untuk mengidentifikasi alasan di balik rencana implementasi.
• Sistem yang diterapkan berdasarkan DFD logis akan lebih mudah dipelihara karena fungsi bisnis tidak sering berubah.
• Seringkali, DFD logis tidak berisi penyimpanan data selain file atau database, membuat DFD tidak sekompleks fisik dan lebih mudah untuk dikembangkan.
• DFD fisik dapat dengan mudah dibentuk dengan memodifikasi DFD logis.

Manfaat Diagram Alir Data Fisik

• Memperjelas proses mana yang manual dan mana yang otomatis: Proses manual memerlukan dokumentasi terperinci dan proses otomatis memerlukan program komputer untuk dikembangkan.
• Menjelaskan proses secara lebih rinci daripada DFD logis: Menjelaskan semua langkah untuk pemrosesan data.
• Proses pengurutan yang harus dilakukan dalam urutan tertentu: Urutan aktivitas yang mengarah pada hasil yang bermakna dijelaskan. Misalnya, pembaruan harus dilakukan sebelum menghasilkan laporan ringkasan.
• Mengidentifikasi penyimpanan data sementara: Penyimpanan sementara seperti file transaksi penjualan untuk tanda terima pelanggan (laporan) di toko kelontong, dijelaskan.
• Menentukan nama file dan hasil cetak yang sebenarnya: Diagram aliran data logis menjelaskan nama file dan laporan yang sebenarnya, sehingga pemrogram dapat menghubungkannya dengan kamus data selama fase pengembangan sistem.
• Menambahkan kontrol untuk memastikan proses dilakukan dengan benar: Ini adalah kondisi atau validasi data yang harus dipenuhi selama input, update, penghapusan, dan pemrosesan data lainnya.

Memperbaiki DFD Fisik untuk DFD Logis

Contoh di bawah ini menunjukkan DFD logis dan DFD fisik untuk kasir toko bahan makanan:

• PELANGGAN membawa ITEM ke register;
• HARGA untuk semua ITEM DICARI, lalu dijumlahkan;
• Selanjutnya PEMBAYARAN diberikan kepada kasir akhirnya PELANGGAN diberi kuitansi.

Contoh DFD Logis - Toko Kelontong

DFD logis menggambarkan proses yang terlibat tanpa menjelaskan secara rinci tentang pelaksanaan fisik kegiatan.

Contoh DFD Fisik - Toko Kelontong

• DFD fisik menunjukkan bahwa kode batang-kode HARGA UPC yang ditemukan di sebagian besar item toko bahan makanan digunakan
• Selain itu, DFD fisik menyebutkan proses manual seperti pemindaian, menjelaskan bahwa file sementara digunakan untuk menyimpan subtotal item
• PEMBAYARAN dapat dilakukan dengan TUNAI, CEK, atau KARTU DEBIT
• Terakhir, ini mengacu pada tanda terima dengan namanya, PENERIMAAN DAFTAR TUNAI

  *Sumber: visual-paradigm.com